MAIL MERGE

Mail merge adalah fasilitas yang disediakan oleh Microsoft Office Word untuk membuat dokumen berangkai, yang dapat membantu user untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat. Mail merge juga berfungsi untuk membuat Sertifikat atau amplop.

a. Buat template di word, baik itu surat ataupun yg lainnya.

b. Buat database, contoh: excel

c. Lalu buat Document Master

d. Buka file yang ber-existensi .docx atau file word

e. Letakan kursor ditempat yang akan kita taruh data dari excel

f. Masuk ke mailing > Select Recipients

g. Ada 3 pilihan      :

· Type New List = membuat database baru di download

· Use Existing List = mengambil data yang sudah ada di file yg berbeda

· Select From Outlook = mengambil data dari outlook

h. Dalam file yang akan dibuat kali ini select recipients yang dipilih adalah Use Exsiting List.

i.  Pilih database yang anda buat kemudian pilih sheet tempat data anda disimpan, klik OK.

j. Jika anda memilih Type New List. Akan muncul jendela New Address List untuk memudahkan pekerjaan kita nantinya sebaiknya kolom yang ada di hapus kemudian dibuat kolom isian yang baru sesuai yang dibutuhkan.

k. Jika ingin menambah, mengganti, memindahkan kolom atau menghapus kolom klik customize columns lalu pilih OK.

l. Apabila belum muncul nama pada layar dokumen klik insert merge field kemudian pilih nama apabila ingin menampilkan nama kemudian klik juga preview result untuk melihat nama yang akan muncul. 

m. Setelah di klik akan muncul nama. Untuk memindahkan list-nya silahkan klik panah.

n. Apabila anda akan memindahkan file yang anda buat melalui Mail Merge, data base yg digunakan harus dipindahkan pula. Karena dokumen yang anda buat terdapat file yang ada dalam data base.

Jika anda ingin merubah dokumen tersebut, tutup dokumen word kemudian edit data base yang anda buat. Buka kembali dokumen word tersebut. Ada kotak dialog sebelum dokumen tersebut terbuka. Klik OK agar semua data menjadi baru lagi.